Alle andere klachten die niet vallen onder grensoverschrijdend gedrag worden door het bestuur behandeld. Het bestuur van ETV Volley vindt het belangrijk dat de leden met een klacht gehoord worden en daar waar nodig passende maatregelen genomen worden. Zij hecht veel waarde aan een grote mate van zorgvuldigheid in de afwikkeling van klachten, zowel in het belang van de klager als dat van de beklaagde.
Het indienen van een klacht over niet-grensoverschrijdend gedrag – op naam
Een klacht kan alleen per e-mail ingediend worden:
- Je stuurt de klacht naar [email protected]
- Je vermeldt je naam, adres en telefoonnummer.
- Omschrijf duidelijk waar de klacht over gaat en wie bij de klacht betrokken is/zijn.
Het indienen van een klacht over niet-grensoverschrijdend gedrag – anoniem
Een anonieme klacht kan alleen per post ingediend worden:
- Je stuurt de klacht naar ETV Volley – Locatellistraat 3a – 5654 JB Eindhoven t.n.v. bestuur.
- Omschrijf duidelijk waar de klacht over gaat en wie bij de klacht betrokken is/zijn.
- Omdat de indiener anoniem is en blijft kunnen op deze klacht geen terugmeldingen vanuit het bestuur gedaan worden, tenzij de indiener een tussenpersoon benoemd heeft en deze heeft vermeld in de klacht.
Het in behandeling nemen van een klacht over niet-grensoverschrijdend gedrag
- Het bestuur geeft binnen twee weken een bevestiging van de ontvangst van de klacht.
- Het bestuur onderzoekt eerst of zij bevoegd is de klacht in behandeling te nemen.
- Is dit niet het geval dan wordt dit uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht, gemotiveerd aan de indiener van de klacht medegedeeld.
- Het bestuur behandelt geen klacht:
- Als de gebeurtenis langer dan 12 maanden geleden heeft plaatsgevonden.
- Als niet alle benodigde gegevens bekend zijn. In dit geval wordt de klager gevraagd de ontbrekende gegevens binnen twee weken aan te leveren.
De beslissing op een klacht over niet-grensoverschrijdend gedrag
- De beslissing van het bestuur op een klacht kan zijn:
- De klacht is geheel of gedeeltelijk gegrond;
- De klacht is ongegrond.
- De beslissing van het bestuur wordt altijd schriftelijk medegedeeld aan de klager.
- Het bevat het onderzoek (bevindingen) over de klacht en de motivatie over de beslissing t.a.v. de klacht. Uitgangspunt is dat altijd hoor- en wederhoor wordt toegepast.
- Tegen de beslissing kan niet in beroep gegaan worden.
- Het bestuur maakt verslag op, deze is niet openbaar.
Intrekken van een klacht
- De klager kan altijd een klacht intrekken. Dit kan alleen schriftelijk.
- Het bestuur geeft binnen twee weken na ontvangst van de schriftelijke intrekking een bevestiging van ontvangst. De klacht wordt niet meer behandeld.